Verplichte e-facturatie vanaf 2026: is jouw bedrijf er klaar voor?

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische ondernemingen die factureren aan andere bedrijven verplicht overstappen op elektronische facturatie in een gestructureerd formaat. Waar digitale facturen vroeger vooral een optie waren voor wie efficiënt wilde werken, worden ze binnenkort gewoon de norm. Deze maatregel kadert binnen een bredere digitaliseringsgolf waarin administratieve processen eenvoudiger, transparanter en minder foutgevoelig moeten worden. In tegenstelling tot wat veel ondernemers denken, volstaat het vanaf dan niet meer om een factuur als PDF per mail te versturen. Wat men onder een elektronische factuur verstaat? Een document in een gestructureerd, machineleesbaar formaat (zoals UBL of XML), dat automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware.

Waarom deze verplichting?

De overstap naar e-facturatie brengt heel wat voordelen met zich mee, zowel voor bedrijven als voor de overheid. Je mag onder andere rekenen op:

Snellere verwerking van facturen, zonder manuele input
Minder fouten en betwistingen, dankzij automatische gegevensoverdracht
Vlottere btw-aangifte en rapportering, omdat alles gestructureerd beschikbaar is
Efficiëntere samenwerking met boekhouder of accountant

Daarnaast helpt het om je administratie futureproof te maken, met minder papierwerk en meer automatisatie.

Wat betekent dit concreet voor jouw bedrijf?

Voor ondernemers betekent deze nieuwe verplichting dat ze hun facturatieproces moeten afstemmen op een digitale standaard. Wie vandaag nog werkt met Word-facturen, Excel-sjablonen of handmatig verzonden PDF’s, zal dus stappen moeten zetten. Concreet komt het hierop neer:

Je moet kunnen factureren in een gestructureerd formaat dat compatibel is met e-facturatienetwerken zoals Peppol
Je software moet e-facturen automatisch kunnen verzenden en ontvangen
Ook de verwerking van inkomende e-facturen moet in jouw administratie vlot verlopen

Veel moderne facturatie- of boekhoudtools bieden deze mogelijkheden al aan, maar het is verstandig om dit tijdig te checken met je softwarepartner of accountant.

Geldt dit ook voor kleine ondernemingen?

Ja, deze verplichting geldt voor alle bedrijven die factureren aan andere bedrijven. Dus ook zelfstandigen, kleine vzw’s en kmo’s vallen onder deze regelgeving. De grootte van je bedrijf of het aantal facturen per jaar maakt hierbij geen verschil. Het doel is om voor heel het Belgische B2B-landschap één uniforme manier van factureren in te voeren, zodat administratieve processen eenvoudiger en betrouwbaarder worden voor iedereen.

Zo bereid je je voor

Het is slim om je nu al voor te bereiden, zodat je niet onder tijdsdruk komt. Een goede voorbereiding bestaat uit:

Checken of jouw huidige facturatie- of boekhoudsoftware e-facturatie ondersteunt
Contact opnemen met je softwareleverancier indien nodig
Je team of externe partners informeren over de aankomende wijziging
Testen met een paar klanten of leveranciers of je systeem goed werkt

Door vandaag actie te ondernemen, kan je zonder zorgen overschakelen tegen 2026 én meteen profiteren van de voordelen.

De verplichte e-facturatie is geen extra administratieve last, maar net een kans om je processen te stroomlijnen. Minder fouten, sneller betaald worden, minder papierwerk: het zijn allemaal winsten voor jou als ondernemer. Wie zich tijdig aanpast, zet niet alleen een stap richting compliance, maar ook richting een slimmere en meer geautomatiseerde bedrijfsvoering.

Referenties

Hoe we helpen

Vertaalwerk