Een goed draaiend bedrijf valt of staat met een heldere administratie. Toch blijft het voor veel ondernemers een vaag begrip: wat hoort nu precies bij de financiële administratie? En hoe verschilt dit van boekhouding? Tijd om het overzicht te brengen.
Wat bedoelen we met financiële administratie?
Financiële administratie omvat alles wat te maken heeft met het registreren, opvolgen en beheren van geldstromen binnen je onderneming. Het gaat dus niet alleen om cijfers invoeren, maar om het gestructureerd bijhouden van je volledige financiële huishouding. Van inkomende facturen tot uitgaande betalingen, van kasbonnetjes tot abonnementskosten: het hoort er allemaal bij.
Waar de boekhouding vaak wordt gezien als het wettelijke en fiscale luik – bedoeld voor de fiscus, de accountant en je jaarrekening – is de financiële administratie vooral een interne tool. Ze zorgt ervoor dat jij als ondernemer weet waar je geld vandaan komt en waar het naartoe gaat.
Wat valt er allemaal onder financiële administratie?
- Het registreren van inkomende en uitgaande facturen
- Het opvolgen van betalingen: wie heeft betaald, wie nog niet?
- Het bijhouden van onkosten en bonnetjes, vaak ook per project of afdeling
- Het opstellen van budgetten en het bewaken van cashflow
- Het opvolgen van abonnementen, leningen, leasing en vaste kosten
- Rapporteren over de financiële situatie, bijvoorbeeld via maandelijkse overzichten
Wat is dan het verschil met boekhouding?
Hoewel de twee vaak in één adem genoemd worden, is er wel degelijk een duidelijk onderscheid tussen boekhouding en financiële administratie.
|
Financiële administratie
|
Boekhouding
|
|
Interne opvolging van geldzaken
|
Wettelijke registratie van financiële gegevens
|
|
Gericht op inzicht en operationele beslissingen
|
Gericht op rapportering aan fiscus en derden
|
|
Minder strak gereglementeerd
|
Onderhevig aan boekhoudwetgeving
|
|
Wordt vaak intern beheerd of deels uitbesteed
|
Wordt meestal beheerd door een accountant
|
De financiële administratie is dus breder en flexibeler, terwijl de boekhouding vooral gebaseerd is op regels en verplichtingen. In kleinere bedrijven loopt het vaak door elkaar, maar zodra je groeit, loont het om hier duidelijk onderscheid in te maken.
Financiële administratie zelf doen of uitbesteden?
Of je de financiële administratie zelf beheert of uitbesteedt, hangt af van je kennis, tijd en de complexiteit van je onderneming. Veel ondernemers starten zelf met Excel of een online tool, maar merken al snel dat het opvolgen van alles (betalingen, kosten, herinneringen…) tijdrovend wordt. Daarom kiezen steeds meer zelfstandigen en kmo’s ervoor om hun administratie (deels) uit te besteden. Dit kan aan een administratief bureau of virtual assistant, die zorgt voor structuur, opvolging én tijdswinst. Lees op deze pagina hoe we je kunnen helpen met je financiële administratie!
Financiële administratie is geen bijzaak, maar een fundamenteel onderdeel van professioneel ondernemen. Het zorgt voor grip, rust en overzicht – drie zaken die je als ondernemer meer dan ooit nodig hebt. Door je administratie goed te organiseren (al dan niet met hulp), neem je slimmere beslissingen en voorkom je financiële verrassingen.
